Wo Ihre Daten liegen – und wer sie sehen kann
Mit Dovenio verwalten Sie die Daten Ihrer Nachbarn: Namen, Anschriften, wer wie viel zahlt und wer im Rückstand ist. Deshalb steht auf dieser Seite in ganzen Sätzen, wo diese Daten liegen, wer an sie herankommt und was passiert, wenn etwas schiefgeht.
Alles, was Ihre Daten berührt, kommt aus Europa
Das ist keine Geschmacksfrage: Wer Zugriff auf die Rechner hat, auf denen Ihre Daten liegen, entscheidet mit darüber, welches Recht für diese Daten gilt. Deshalb hier die Liste – jede Zeile ein Dienst, der mit den Daten Ihrer Gemeinschaft in Berührung kommt.
Der Server, auf dem Dovenio läuft
- Anbieter
- Hetzner
- Wo
- Falkenstein, Deutschland
Die Datenbank und Ihre hochgeladenen Dateien
- Anbieter
- liegen auf demselben Server
- Wo
- Falkenstein, Deutschland
Die Sicherheitskopien Ihrer Daten
- Anbieter
- Scaleway
- Wo
- Paris, Frankreich
Der Versand unserer E-Mails an Sie
- Anbieter
- Scaleway
- Wo
- Frankreich, nach Angabe des Anbieters
Das Video für die Eigentümerversammlung
- Anbieter
- Digital Samba
- Wo
- Europäische Union, nach Angabe des Anbieters
Die Funktionen mit künstlicher Intelligenz
- Anbieter
- Scaleway
- Wo
- Frankreich, nach Angabe des Anbieters
Zur Spalte „Wo": Die ersten drei Zeilen haben wir selbst so eingerichtet und können sie belegen. Bei den letzten drei Zeilen geben wir wieder, was der jeweilige Anbieter über den Standort seiner Rechner sagt – nachmessen können wir das nicht.
Und womit arbeitet Dovenio selbst?
Die Software und die Daten Ihrer Gemeinschaft bleiben in Europa. Für unsere eigene Arbeit, also E-Mail, Kalender und die Entwicklung der Software, nutzen wir auch Werkzeuge amerikanischer Anbieter, unter anderem Google, GitHub und Anthropic. Sie sind nicht Teil von Dovenio, und Dovenio übermittelt ihnen keine Daten. Schreiben Sie uns eine E-Mail, liegt sie in unserem Postfach bei Google. Welche Anbieter wofür zuständig sind, steht in der Datenschutzerklärung.
Dovenio AI
Und die künstliche Intelligenz?
Die Funktionen, bei denen Dovenio einen Text vorschlägt oder Angaben aus einem Dokument oder Foto ausliest, laufen bei Scaleway, einem französischen Anbieter. Dessen Rechner für diesen Dienst stehen nach seiner Angabe in Paris. Fällt der Dienst einmal aus, wechselt Dovenio nicht stillschweigend zu einem Anbieter außerhalb Europas – dann bietet Ihnen das Programm schlicht den gewohnten Weg von Hand an.
Datenschutz nach europäischen Regeln
Wir arbeiten nach der Datenschutz-Grundverordnung. Dazu gehören ein Vertrag zwischen Ihrer Gemeinschaft und uns, der festhält, dass wir Ihre Daten nur in Ihrem Auftrag verarbeiten, der Grundsatz, von vornherein nur die Angaben zu erheben, die wirklich gebraucht werden, und ein klarer Weg, wenn jemand Auskunft, Berichtigung oder Löschung verlangt.
Damit kein falscher Eindruck entsteht: Verantwortlich für diese Daten bleibt Ihre Gemeinschaft. Wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Vorgaben – Sie bestimmen, was gespeichert wird und wie lange. Die Pflichten, die das Gesetz Ihrer Gemeinschaft auferlegt, nimmt ihr keine Software ab. Sie müssen zum Beispiel selbst entscheiden, wen Sie worüber informieren. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen das Erfüllen dieser Pflichten leicht zu machen.
Die ausführlichen Texte: Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag. Beide sind heute noch Entwürfe – die endgültigen Fassungen schreibt ein Jurist, bevor Dovenio öffentlich startet.
Was wir konkret tun
Fünf Punkte, jeder so formuliert, dass Sie ihn nachprüfen oder uns danach fragen können.
Jede Gemeinschaft sieht nur das Ihre
Dass Ihre Gemeinschaft nie die Daten einer anderen zu sehen bekommt, hängt nicht daran, dass jemand beim Entwickeln einer einzelnen Bildschirmseite daran gedacht hat. Die Trennung sitzt an einer zentralen Stelle und wird dort für die Abfragen an die Datenbank erzwungen. Kommt eine neue Art von Daten dazu, die nicht an diese Trennung angeschlossen ist, lässt eine automatische Prüfung die Änderung durchfallen.
Ihre Daten sind gesichert – und die Sicherung ist erprobt
Alle sechs Stunden legen wir eine verschlüsselte Kopie Ihrer Daten in einem zweiten Rechenzentrum in Frankreich ab. Verschlüsselt heißt: Selbst der Betreiber dieses Rechenzentrums kann nicht hineinsehen. Einmal pro Woche prüfen wir, dass sich daraus wirklich alles zurückholen lässt – eine Sicherung, die man nie zurückgespielt hat, ist keine. Bleibt eine Sicherung aus, schlägt eine Überwachung von selbst Alarm. Daneben legt der Betreiber unseres Servers täglich ein Abbild des ganzen Servers an; das hilft uns, wenn wir am Server etwas verstellen, ist aber keine zweite verschlüsselte Sicherung an einem anderen Ort.
Ihr Zugang lässt sich zusätzlich absichern
Neben dem Passwort können Sie eine zweite Abfrage einschalten: einen sechsstelligen Zahlencode, den entweder eine kleine App auf Ihrem Telefon erzeugt oder den wir Ihnen per E-Mail schicken. Passwörter speichern wir nie in lesbarer Form – auch wir könnten Ihres nicht anzeigen, nur zurücksetzen. Und nach fünf Fehlversuchen nimmt die Anmeldung 15 Minuten lang keine weiteren Versuche mehr an, damit niemand Passwörter durchprobieren kann.
Wichtige Vorgänge bleiben nachvollziehbar
Bei Beschlüssen, Abrechnungen, Wirtschaftsplänen, Eigentümerdaten und Rollen schreibt Dovenio mit, wer wann was geändert hat. Diese Einträge werden nur ergänzt, nie überschrieben oder gelöscht.
Sie kommen jederzeit wieder an Ihre Unterlagen
Jedes hochgeladene Dokument, das Sie sehen dürfen, können Sie einzeln herunterladen. Zusätzlich kann der interne Verwalter jederzeit ein Übergabe-Paket als PDF erzeugen: Steckbrief der Gemeinschaft, gesammeltes Wissen, Verzeichnis der Unterlagen und offene Punkte. Wechselt der Verwalter, gibt es dasselbe Paket noch einmal mit allen Dateien in einer einzigen Sammeldatei zum Herunterladen, dazu eine Quittung über die Übergabe.
Häufige Fragen
Die Fragen, die uns Eigentümer tatsächlich stellen – mit der ehrlichen Antwort.
Wo liegen unsere Daten?
Auf einem Server in Falkenstein in Deutschland, betrieben von Hetzner. Dort liegen auch die Datenbank und alle Dateien, die Sie hochladen. Die verschlüsselten Sicherheitskopien liegen bei Scaleway in Paris. Kein Dienst, der die Daten Ihrer Gemeinschaft verarbeitet, liegt außerhalb Europas.
Nutzt ihr amerikanische Dienste?
Für die Daten Ihrer Gemeinschaft nicht. Server, Datenbank, Sicherheitskopien, E-Mail-Versand, das Video für die Eigentümerversammlung und die Funktionen mit künstlicher Intelligenz liegen alle bei europäischen Anbietern. Bei E-Mail, Video und künstlicher Intelligenz stützen wir uns dabei auf die Angaben des jeweiligen Anbieters, wo dessen Rechner stehen. Für unsere eigene Arbeit, etwa E-Mail und die Entwicklung der Software, nutzen wir auch Werkzeuge amerikanischer Anbieter, unter anderem Google, GitHub und Anthropic. Sie sind nicht Teil von Dovenio, und Dovenio übermittelt ihnen keine Daten.
Kann jemand anders unsere Abrechnungen sehen?
Eine andere Gemeinschaft sieht Ihre Abrechnungen nicht. Die Trennung sitzt an einer zentralen Stelle in der Software und wird dort für die Abfragen an die Datenbank erzwungen, statt auf jeder Bildschirmseite einzeln. Kommt eine neue Art von Daten dazu, die nicht an diese Trennung angeschlossen ist, lässt eine automatische Prüfung die Änderung durchfallen. Innerhalb Ihrer Gemeinschaft entscheidet die Rolle: Besonders empfindliche Schreiben, etwa eine Mahnung mit Name und Rückstand, bekommt nur der interne Verwalter zu sehen.
Was passiert, wenn unsere Daten verloren gehen?
Alle sechs Stunden entsteht eine verschlüsselte Sicherheitskopie in einem zweiten Rechenzentrum in Frankreich. Einmal pro Woche holen wir die Sicherung zur Probe vollständig zurück und prüfen, dass sie heil ankommt. Bleibt eine Sicherung einmal aus, schlägt eine Überwachung von selbst Alarm. Zusätzlich legt der Serverbetreiber täglich ein Abbild des ganzen Servers an; das ist eine Bequemlichkeit für den Notfall, aber keine zweite verschlüsselte Sicherung.
Was passiert, wenn es Dovenio nicht mehr gibt?
Ihre Unterlagen gehören Ihrer Gemeinschaft, nicht uns. Jedes hochgeladene Dokument, das Sie sehen dürfen, können Sie einzeln herunterladen, und der interne Verwalter kann jederzeit ein Übergabe-Paket als PDF erzeugen. Wie lange es ein Unternehmen gibt, kann Ihnen niemand seriös versprechen – deshalb sorgen wir dafür, dass Sie für Ihre Unterlagen nie auf uns angewiesen sind.
Habt ihr ein Sicherheits-Zertifikat?
Nein. Es gibt kein Siegel und keinen Bericht einer externen Prüfstelle. Was auf dieser Seite steht, ist unser eigenes Vorgehen, so aufgeschrieben, dass Sie es nachprüfen können – aber es ist nicht das Urteil eines Prüfers. Wer Ihnen etwas anderes zusagt, sollte Ihnen den Prüfbericht zeigen können.
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Dokumente und Übergabe
Wo die Unterlagen der Gemeinschaft liegen und was beim Wechsel des Verwalters mitgeht.
Zur FunktionAlle Funktionen
Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Versammlung, Beschlüsse und Dokumente im Überblick.
Zur ÜbersichtPreise
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Zu den PreisenRollen und Rechte
Was Verwalter, Beirat und Eigentümer in Dovenio sehen und tun – und was die Software dem Ehrenamt abnimmt.
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