Datenschutzerklärung

Stand: 23.09.2026 - Version 10

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiterer nationaler Datenschutzgesetze ist die:

Dovenio GmbH Breslauer Straße 20, 93309 Kelheim, Deutschland Registergericht: Amtsgericht Regensburg, HRB 22663 Vertreten durch die Geschäftsführung: Johannes Eichstetter, Simon Sporer E-Mail: kontakt@dovenio.de · Web: www.dovenio.de USt-IdNr.: DE465107806

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG). Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich an kontakt@dovenio.de.

3. Allgemeines, Rollen und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Nachfolgend informieren wir über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung sowie über die eingesetzten Dienstleister.

3.1 Verantwortlicher- und Auftragsverarbeiter-Rollen

Für die Verarbeitung im Zusammenhang mit unserer Website, der Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten, der Vertrags- und Abrechnungsabwicklung sowie der Kommunikation mit Interessenten und Kunden sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Für die von unseren Kunden über unsere Anwendung verarbeiteten personenbezogenen Daten Dritter – insbesondere von Wohnungseigentümerinnen und -eigentümern, Beiräten und Mieterinnen und Mietern – gilt differenziert nach Konstellation: Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist datenschutzrechtlich primär die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) als teilrechtsfähiger Verband (§ 9a WEG) Verantwortliche, nicht die für sie handelnde natürliche Person; bei Vermietern ist der jeweilige Vermieter Verantwortlicher. Wird die WEG durch einen Eigentümer selbst verwaltet oder durch einen externen, professionellen Verwalter betreut, handelt Dovenio insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO; der Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit der GdWE bzw. dem Vermieter geschlossen und vom jeweils vertretungsberechtigten Verwalter unterzeichnet.

Übernimmt Dovenio künftig selbst die Rolle des bestellten WEG-Verwalters (Verwalter-Produkt, derzeit noch nicht angeboten), handelt Dovenio insoweit als Organ der GdWE und nicht mehr als deren Auftragsverarbeiter. Für diesen Fall halten wir eine intern dokumentierte Funktionstrennung zwischen unserer Verwalter-Rolle und unserer Software-Betreiber-Rolle sowie eine transparente Offenlegung dieser Doppelrolle gegenüber den Eigentümern vor, damit kein Anschein einer Selbstkontrolle entsteht. Diese Erklärung wird angepasst, sobald das Angebot aktiv geschaltet wird.

Der Support-Zugriff auf Kundendaten über unsere interne Betreiber-Konsole erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Einzelweisung (Art. 28 Abs. 3 lit. a, h DSGVO) im Rahmen eines konkreten Supportvorgangs, ist auditiert, zwei-Faktor-abgesichert und eng auf den jeweiligen Störungsfall begrenzt; zu jedem Zugriff werden Ticket-Referenz, Zeitraum und betroffene Datenkategorien dokumentiert.

3.2 Rechtsgrundlagen

Wir stützen die Verarbeitung – je nach Zweck – insbesondere auf: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), rechtliche Verpflichtung (lit. c), berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (lit. f) sowie – soweit erforderlich und tatsächlich trennbar vom Kernvertrag – Ihre Einwilligung (lit. a).

4. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Server automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite bzw. Datei, der zuvor besuchte Verweis (Referrer) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Daten sind für die technische Auslieferung, die Stabilität und die Sicherheit unseres Angebots erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

5. Cookies und „Angemeldet bleiben“

Für den Betrieb der Anwendung setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Ein Sitzungs-Cookie hält Sie während eines Besuchs angemeldet und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Aktivieren Sie beim Anmelden zusätzlich „Angemeldet bleiben“, setzen wir einen dauerhaften Cookie („REMEMBERME“), mit dem Sie bis zu 30 Tage angemeldet bleiben. Dieser Cookie wird nur auf Ihre ausdrückliche Auswahl hin gesetzt (Opt-in) und ist jederzeit widerrufbar – durch Abmelden, Ändern des Passworts oder Löschen der Cookies. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung bzw. Ihr ausdrücklich geäußerter Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. a/f DSGVO). Ein Einwilligungs-Banner ist nicht erforderlich, da ausschließlich technisch notwendige bzw. ausdrücklich angeforderte Cookies eingesetzt werden.

6. Hosting und Auftragsverarbeitung (Hetzner, Sliplane)

Unsere Anwendung und Website werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Die Server stehen in deutschen Rechenzentren (Falkenstein / Nürnberg). In unserem Auftrag verarbeitet Hetzner die in der Anwendung gespeicherten Daten, hochgeladene Dokumente und Fotos, die Sicherungskopien sowie die E-Mail-Postfächer. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (geschlossen am 07.09.2026) einschließlich der Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Aufgrund des EU-Serverstandorts werden die Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Im Zuge einer Umstellung des Produktivbetriebs nutzen wir – zunächst parallel zu Hetzner – zusätzlich die Hosting-Plattform Sliplane (Inhaber Lukas Mauser, Gerichtstraße 23, Innenhof 4, 13347 Berlin). Sliplane betreibt unsere Anwendung auf Servern innerhalb der Europäischen Union (European Hosting). In unserem Auftrag verarbeitet Sliplane dieselben Anwendungsdaten wie vorstehend für Hetzner beschrieben. Mit Sliplane besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO einschließlich der Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. Registrierung und Nutzung der Anwendung

Für die Nutzung unserer Anwendung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Dabei verarbeiten wir insbesondere Namen, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hash) sowie die Rolle. Zweck ist die Bereitstellung, Absicherung und Verwaltung des Zugangs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nutzen Sie zur Anmeldung einen Passkey, speichern wir ausschließlich das vom Gerät gemeldete öffentliche Schlüsselmaterial nebst Kennung, Signatur-Zähler, gemeldeten Transportwegen, einem selbst vergebenen Gerätenamen (z. B. „Mein iPhone“) und dem Anlagedatum. Biometrische Merkmale (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) verlassen Ihr Gerät nicht und werden von uns weder übertragen noch verarbeitet. Sicherheitsrelevante Konto-Aktionen – etwa die Anlage oder der Widerruf eines Passkeys sowie Änderungen am zweiten Faktor – werden mit Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert.

8. Verarbeitung von Inhaltsdaten im Auftrag unserer Kunden

Die von unseren Kunden in die Anwendung eingegebenen Inhaltsdaten – etwa Stammdaten von Wohnungseigentümern und Mietern, Dokumente, Abrechnungen, Zähler- und Versammlungsdaten – verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO), soweit wir insoweit Auftragsverarbeiter sind (siehe Ziffer 3.1). Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

9. Kontaktaufnahme, Support und Kommunikation

Wenn Sie mit uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular in Verbindung treten, verarbeiten wir die mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bei vertragsbezogenen Anfragen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Zur Abwicklung setzen wir ein: E-Mail-Postfächer und interne Bearbeitung über Google Workspace (Google Ireland Ltd.), Telefonie über die sipgate GmbH (Düsseldorf), Verwaltung von Kunden- und Supportanfragen über Zoho (Zoho Corporation B.V., EU-Rechenzentrum).

Soweit Sie den Support kontaktieren, können wir Ihr Anliegen – möglichst weitgehend anonymisiert bzw. pseudonymisiert – auswerten, um unsere Wissensbasis und Hilfe-Artikel zu verbessern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Auswertung erfolgt ausschließlich anonymisiert bzw. aggregiert.

Warteliste. Wenn Sie sich für unsere Warteliste anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen angegebenen Informationen (Interesse, ggf. Einheitenzahl), um Sie über den Marktstart von Dovenio zu informieren, passend zu Ihrem Interesse anzusprechen und die Größe Ihres Bestands anhand der freiwillig angegebenen Einheitenzahl grob einzuschätzen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die wir per Double-Opt-in einholen. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir Zeitpunkt und IP-Adresse Ihrer Anmeldung und Ihrer Bestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse am Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO); diese Angaben löschen wir zusammen mit dem Eintrag. Zusätzlich speichern wir automatisiert, über welchen Kanal Sie auf die Warteliste aufmerksam wurden (z. B. Messe, Website), um die Wirksamkeit unserer Kanäle einzuschätzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unbestätigte Anmeldungen löschen wir spätestens 30 Tage nach der Anmeldung. Bestätigte Einträge speichern wir bis zum Marktstart, längstens bis 6 Monate danach, sofern Sie kein Kundenkonto anlegen oder vorher widerrufen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU (Hosting/Datenbank: Hetzner, Deutschland; E-Mail-Versand: Scaleway, Frankreich).

10. Zahlungsabwicklung (Mollie)

Für die Abwicklung von Zahlungen und Abonnements setzen wir Mollie B.V. (Amsterdam, Niederlande) ein. Mollie verarbeitet die für die Zahlung erforderlichen Daten (u. a. Name, IBAN, Zahlungsinformationen) als eigenständig Verantwortlicher auf Grundlage eigener gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Pflichten (u. a. Geldwäscheprävention, PSD2). Es gilt insoweit die Datenschutzerklärung von Mollie. Unsere Verarbeitung im Rahmen der Vertragsabwicklung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Videogestützte Eigentümerversammlung (Digital Samba)

Für die Durchführung digitaler Eigentümerversammlungen setzen wir den Videokonferenzdienst Digital Samba, S.L. (Barcelona, Spanien) ein. Dabei werden Teilnehmerdaten (Name, Bild- und Tonübertragung, ggf. Aufzeichnungen) verarbeitet. Mit Digital Samba besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Embedded-DPA). Verarbeitung und Speicherung erfolgen nach den Angaben von Digital Samba innerhalb der EU; eine abschließende Bestätigung dieses Speicherorts steht noch aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Eine Versammlung wird nur aufgezeichnet, wenn alle Teilnehmenden zuvor gesondert eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Aufzeichnungen werden 6 Monate nach der Versammlung gelöscht.

12. Fehler- und Stabilitätsanalyse (Bugsink)

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler nutzen wir den Dienst Bugsink B.V. (Utrecht, Niederlande; Hosting innerhalb der EU). Dabei können technische Fehlerdaten (Protokolle, Zeitstempel) sowie in Ausnahmefällen Kennungen wie IP-Adressen oder Nutzerkennungen verarbeitet werden. Rohdaten werden nach 60 Tagen gelöscht. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Reichweitenmessung (Plausible)

Sobald aktiviert, messen wir die Nutzung dieser Website datensparsam mit Plausible Analytics (Plausible Insights OÜ, Estland). Die Messung kommt ohne Cookies und ohne Speicherung auf Ihrem Endgerät aus. Es werden keine personenbezogenen Profile gebildet, und es findet keine geräteübergreifende Wiedererkennung statt.

Das Zähl-Skript und die Messdaten laufen nicht direkt zu Plausible, sondern über unseren eigenen Server (Pfad /metrik). Ihre IP-Adresse wird dabei von unserem Server verarbeitet und an Plausible weitergegeben. Plausible speichert sie nicht, sondern bildet daraus zusammen mit weiteren technischen Angaben einen Prüfwert, der täglich wechselt und der nur dazu dient, wiederkehrende Aufrufe innerhalb eines Tages zu erkennen. Nach Ablauf des Tages ist eine Zuordnung nicht mehr möglich.

Übertragen wird nur der Pfad der aufgerufenen Seite, und auch der bereinigt: Kennungen und Token im Pfad ersetzen wir vor dem Senden durch Platzhalter, Abfrageparameter und Seitenanker übertragen wir gar nicht. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in der EU, es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dieselbe Messung setzen wir, ebenfalls erst nach gesonderter Aktivierung, innerhalb der Anwendung ein. Die Auswertung ist dort technisch auf pseudonyme, aggregierte Nutzungsstatistiken ohne individuelle Profilbildung beschränkt.

14. KI-gestützte Funktionen

Unsere Anwendung enthält KI-gestützte Funktionen. Dazu gehören etwa der Vorschlag eines Antragstexts für einen Tagesordnungspunkt, das Erkennen von Positionen aus einem hochgeladenen Dokument, Vorschläge zu Einheiten und Miteigentumsanteilen aus einer Teilungserklärung, das Einlesen eines Mietvertrags aus einem Foto oder Scan, das Ablesen von Zählerständen und Typenschildern aus Fotos, das Einordnen hochgeladener Altunterlagen beim Einrichten sowie der Entwurf eines Anschreibens an einen Handwerksbetrieb. Die dafür erforderlichen Angaben übermitteln wir an unseren in der Europäischen Union (Frankreich) betriebenen KI-Dienstleister Scaleway. Eingesetzt werden je nach Funktion unterschiedliche Sprachmodelle, die Scaleway in eigenen Rechenzentren in der EU betreibt. Welches Modell wir für welche Funktion nutzen, kann sich ändern, wenn ein besser geeignetes verfügbar wird. Ihre Daten werden dabei ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Funktion verarbeitet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Ergebnisse KI-gestützter Funktionen sind stets unverbindliche Vorschläge und ersetzen keine Rechtsberatung. Kein Ergebnis wird ohne Ihr Zutun übernommen: Sie prüfen jeden Vorschlag und entscheiden selbst, ob Sie ihn übernehmen, ändern oder verwerfen (menschliche Letztkontrolle). Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt (siehe Ziffer 23).

Soweit eine KI-gestützte Funktion Bestandteil der von Ihnen gebuchten Leistung ist, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nur soweit im Einzelfall keine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung einer bestimmten KI-Funktion besteht, stützen wir die Verarbeitung hilfsweise auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für einzelne, tatsächlich optionale und von der Kernleistung trennbare KI-Funktionen kann zusätzlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) eingeholt werden; sie ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich, lässt aber die Verarbeitung für die vertraglich geschuldeten Funktionen unberührt.

Geben Sie Angaben in ein freies Eingabefeld ein, bitten wir Sie, dort nur die sachlich erforderlichen Daten und möglichst keine personenbezogenen Daten Dritter ohne erkennbaren Sachzusammenhang einzugeben. Für strukturierte Upload- und Importfunktionen gilt dies nicht in gleicher Weise, da die Verarbeitung der enthaltenen Daten dort gerade der Zweck der Funktion ist; wir verarbeiten dabei nur die für den Zweck erforderlichen Daten (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

15. E-Mail-Versand und Sicherungskopien (Scaleway)

Den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen, Passwort-Zurücksetzung) wickeln wir über Scaleway (Scaleway S.A.S., Paris, Frankreich) ab. Zusätzlich werden verschlüsselte Sicherungskopien in einem Objektspeicher von Scaleway innerhalb der EU (Region Paris) abgelegt. Mit Scaleway besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA), der für etwaige Übermittlungen die EU-Standardvertragsklauseln einbindet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

16. Softwareentwicklung und Betrieb (GitHub)

Für die Entwicklung und den Betrieb unserer Anwendung nutzen wir GitHub (GitHub, Inc., USA). GitHub dient ausschließlich der Verwaltung und Prüfung unseres Quellcodes; personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer werden dort nicht abgelegt. Wir nennen GitHub dennoch vorsorglich. Soweit im Einzelfall doch personenbezogene Daten betroffen sein sollten, besteht die GitHub-Datenschutzvereinbarung, die für Übermittlungen in die USA die EU-Standardvertragsklauseln sowie das EU-US Data Privacy Framework einbindet.

17. Empfänger und Auftragsverarbeiter (Übersicht)

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

Hetzner Online GmbH

Hosting, Datenbank, Datei-/Dokumentenspeicher, Backups · Falkenstein / Nürnberg (DE) · EU, keine Drittlandübermittlung · AVV + TOM geschlossen (07.09.2026)

Sliplane (Inhaber Lukas Mauser)

Hosting-Plattform für den Produktivbetrieb (parallel zu Hetzner) · Berlin (DE), Server in der EU (European Hosting) · EU · AVV geschlossen

Scaleway S.A.S.

E-Mail-Versand, KI-Textfunktionen, verschlüsseltes Offsite-Backup · Paris / fr-par (FR) · EU, SCC im DPA als Auffang · DPA einbezogen

Digital Samba, S.L.

Videokonferenz für die digitale Eigentümerversammlung · Barcelona (ES) · EU · DPA (Embedded) einbezogen

Bugsink B.V.

Fehler- und Stabilitätsanalyse · Utrecht (NL), Hosting Hetzner EU · EU · DPA einbezogen

Plausible Insights OÜ

Cookielose Reichweitenmessung (Website und In-App) · Tartu (EE) · EU · DPA einbezogen

Google Ireland Ltd. (Google Workspace)

Interne E-Mail, Zusammenarbeit, Dateiablage · Dublin (IE), Konzern USA · Drittland USA: SCC + EU-US DPF, „Data Regions = EU“

Zoho Corporation B.V. (Zoho One)

Kundenverwaltung / Support (CRM) · Utrecht (NL), Mutterkonzern außerhalb EU · Drittland (Konzernzugriff möglich): SCC + Prüfung

sipgate GmbH

Cloud-Telefonie · Düsseldorf (DE) · EU

GitHub, Inc.

Software-Entwicklung und Betrieb der Anwendung · USA (EU-Rechtsträger GitHub B.V.) · Drittland USA: SCC + EU-US DPF · DPA einbezogen

Mollie B.V.

Zahlungs- und Abo-Abwicklung · Amsterdam (NL) · EU · eigenständig Verantwortlicher (kein AVV)

18. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR statt. Soweit einzelne Dienste einem Konzern mit Sitz oder Mutterunternehmen außerhalb der EU/des EWR angehören (Google Workspace und GitHub – jeweils USA; Zoho One – Mutterkonzern außerhalb der EU), erfolgt eine etwaige Übermittlung bzw. ein etwaiger Konzern-/Fernzugriff auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) sowie – soweit einschlägig – des EU-US Data Privacy Framework. Bei unseren Hosting-Anbietern Hetzner und Sliplane werden aufgrund des gewählten EU-Serverstandorts keine Daten in Drittländer übermittelt.

19. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Insbesondere: mieterbezogene Schadensfotos 4 Jahre nach Mietende; Korrespondenz und Beiratsprotokolle 6 Jahre; Buchhaltungsunterlagen und Belege 8 Jahre; Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan 10 Jahre (jeweils in Analogie zu § 257 HGB / § 147 AO, Fristbeginn mit Ende des Entstehungsjahres). Ist die Frist für einzelne Daten abgelaufen, sie aber noch Bestandteil eines weiterhin aufbewahrungspflichtigen Dokuments, schränken wir die Verarbeitung ein, statt einzeln zu löschen; die vollständige Löschung erfolgt mit Ablauf der Frist für das Gesamtdokument. Technische Fehler-Rohdaten (Bugsink) werden nach 60 Tagen gelöscht.

Weiter gelten: Server-Logfiles 30 Tage (Ziffer 4); Support-Anfragen und die zugehörige Kommunikation, auch in unserem Kundenservice-System (Zoho), 2 Jahre nach Abschluss des Vorgangs; das Sicherheitsprotokoll zu Kontoaktionen (etwa Änderungen an der Zwei-Faktor-Anmeldung oder an Passkeys) 1 Jahr; Aufzeichnungen digitaler Eigentümerversammlungen 6 Monate nach der Versammlung (Ziffer 11); Eintragungen in die Warteliste wie in Ziffer 9 beschrieben. Nach Löschung Ihres Nutzerkontos gilt eine Karenzzeit von 30 Tagen; danach werden die zugehörigen personenbezogenen Daten vollständig gelöscht, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Buchhaltungsunterlagen bewahren wir davon getrennt nach § 257 HGB und § 147 AO auf (6, 8 bzw. 10 Jahre).

20. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen zu: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Zur Ausübung genügt eine Mitteilung an kontakt@dovenio.de.

21. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor, die Ihre Interessen überwiegen.

22. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für die Dovenio GmbH ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig.

23. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Die KI-gestützten Funktionen liefern lediglich unverbindliche Vorschläge, die einer menschlichen Prüfung und Entscheidung unterliegen.

24. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags erforderlich. Ohne diese Daten können wir die vertraglichen Leistungen nicht erbringen. Im Übrigen ist die Bereitstellung freiwillig.

25. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 23. September 2026. Durch die Weiterentwicklung unseres Angebots oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.