Erste Schritte: Gemeinschaft anlegen und Stammdaten erfassen

Nach der ersten Anmeldung führt Dovenio Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Drei Dinge bilden das Fundament – in dieser Reihenfolge:

1. Die Gemeinschaft anlegen

Tragen Sie Name und Anschrift Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft ein. Der Name erscheint später auf Einladungen, Abrechnungen und allen Dokumenten – wählen Sie die Bezeichnung, die auch in Ihrer Teilungserklärung steht (zum Beispiel „WEG Musterstraße 12").

2. Einheiten erfassen

Legen Sie unter Objekt jede Einheit an: Wohnungen, aber auch Teileigentum wie Keller oder Stellplätze. Wichtig ist der Miteigentumsanteil (MEA) je Einheit – er steht in Ihrer Teilungserklärung und ist der Standard-Schlüssel, nach dem Kosten verteilt werden. Prüfen Sie am Ende, ob die Summe aller Anteile dem Gesamtwert aus der Teilungserklärung entspricht (häufig 1.000 oder 10.000).

3. Eigentümer hinterlegen

Erfassen Sie zu jeder Einheit die Eigentümer mit Name und Kontaktdaten. Ein Eigentümer kann mehrere Einheiten besitzen; gehört eine Einheit mehreren Personen – etwa Eheleuten –, erfassen Sie diese als EINE gemeinsame Partei mit gemeinsamem Namen und Kontaktdaten. Wechselt später eine Einheit den Besitzer, nutzen Sie den Eigentümerwechsel: Die Historie bleibt erhalten, Abrechnungen werden korrekt zugeordnet.

Danach: Einladen

Erst wenn die Stammdaten stehen, laden Sie die Miteigentümer per E-Mail ein – wie das geht, zeigt der Artikel „Eigentümer einladen und Rollen vergeben".

Tipp: Nehmen Sie sich für die Ersteinrichtung eine ruhige Stunde und legen Sie die Teilungserklärung daneben. Alle Angaben lassen sich später ändern – aber saubere Stammdaten von Anfang an ersparen Korrekturen in Abrechnungen.