Eigentümerversammlung organisieren: Ablauf, Fristen und Checkliste

Eine Eigentümerversammlung organisieren Sie in vier Schritten: rechtzeitig einladen (in der Regel mindestens drei Wochen vorher) mit einer vollständigen Tagesordnung, die Versammlung leiten und über die angekündigten Punkte abstimmen lassen, die Beschlüsse korrekt auszählen und alles in einem Protokoll festhalten. Wer diese Reihenfolge und vor allem die Fristen einhält, vermeidet die häufigsten formalen Fehler, die eine spätere Anfechtung von Beschlüssen ermöglichen.

Was die Eigentümerversammlung ist – und warum die Form zählt

Die Eigentümerversammlung ist das Entscheidungsorgan Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Hier werden Beschlüsse gefasst – etwa über die Jahresabrechnung, den Wirtschaftsplan, Reparaturen oder die Entlastung der Verwaltung. Der Verwalter hat die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einzuberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Das gilt auch bei einer Selbstverwaltung, wenn ein Wohnungseigentümer zum internen Verwalter bestellt wurde. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können unter den Voraussetzungen des § 24 Abs. 3 WEG auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einberufen.

Das Besondere am WEG-Recht: Formelle Fehler bei Einladung und Durchführung können Beschlüsse anfechtbar machen. Ein gefasster Beschluss bleibt grundsätzlich wirksam, solange er nicht durch rechtskräftiges Urteil für ungültig erklärt wird. Wird die Einladungsfrist nicht eingehalten oder ein Beschluss zu einem Thema gefasst, das nicht ordnungsgemäß auf der Tagesordnung stand, kann jeder Eigentümer einen fehlerhaften Beschluss mit einer Anfechtungsklage gerichtlich angreifen. Die Klage muss grundsätzlich innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§§ 44, 45 WEG) Deshalb lohnt es sich, die folgenden Schritte sauber abzuarbeiten.

Schritt 1: Einladung mit Tagesordnung – und die Frist

Die Einladung (Einberufung) muss in Textform erfolgen (§ 24 Abs. 4 WEG). Dafür genügt grundsätzlich beispielsweise eine E-Mail; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Wichtig ist die Einladungsfrist: Sie beträgt in der Regel mindestens drei Wochen - das heißt die Einladung sollte den Eigentümern grundsätzlich mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen. Diese Frist soll allen Eigentümern Zeit geben, sich vorzubereiten und gegebenenfalls eine Vertretung zu organisieren. Rechnen Sie die drei Wochen großzügig, damit auch der Postweg passt. Nur bei besonderer Dringlichkeit kann eine kürzere Frist gerechtfertigt sein (§ 24 Abs. 4 WEG).

Die Einladung enthält:

• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung (oder Hinweise zur Online-Teilnahme, falls beschlossen)
• die Tagesordnung mit allen Punkten (TOPs), über die abgestimmt werden soll
• möglichst konkrete Beschlussanträge je TOP – also nicht nur „Dach", sondern "Beschlussfassung über die Sanierung des Dachs einschließlich Auftragsvergabe und Finanzierung". In der Praxis werden gerne noch präziesere Beschlussanträge formuliert wie z. B. „Beschluss über die Dachsanierung gemäß Angebot Firma X über … Euro" um Streit darüber zu vermeiden, ob der Beschlussgegenstand ausreichend angekündigt war.. Generell verlangt § 23 Abs. 2 WEG jedoch nur, dass der Gegenstand der Beschlussfassung bezeichnet wird. Das bedeutet, die Tagesordnung muss den Gegenstand der geplanten Beschlussfassung so konkret bezeichnen, dass die Eigentümer erkennen können, worüber beraten und entschieden werden soll. Ein bereits ausformulierter Beschlussantrag ist rechtlich nicht zwingend erforderlich, in der Praxis aber häufig sinnvoll.

Der Grundsatz lautet: Es darf in der Regel nur über Punkte beschlossen werden, die so angekündigt waren. Ein vergessener oder zu vage formulierter Tagesordnungspunkt lässt sich später nicht ohne Weiteres durch einen Beschluss heilen. Planen Sie die Tagesordnung also sorgfältig und holen Sie nötige Unterlagen (Angebote, Abrechnung, Wirtschaftsplan) vorher ein. Einen Textbaustein für die Einladung und für eine Beschlussvorlage finden Sie bei den Vorlagen – zum Kopieren und an Ihre Gemeinschaft anpassen.

Schritt 2: Durchführung und Versammlungsleitung

Den Vorsitz führt grundsätzlich der Verwalter, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Zu Beginn wird festgestellt, wer anwesend oder vertreten ist; Vollmachten bedürfen der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Nach der WEG-Reform 2020 ist die Versammlung in der Regel unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig – ein festes Mindest-Quorum gibt es grundsätzlich nicht mehr. Abweichende wirksame Regelungen in der Gemeinschaftsordnung können jedoch zu beachten sein. Bei älteren Regelungen ist zusätzlich § 47 WEG zu berücksichtigen.

Dann werden die Tagesordnungspunkte der Reihe nach behandelt: vorstellen, diskutieren, Antrag final formulieren, abstimmen. Eine klare, ruhige Leitung hilft enorm – sie sorgt dafür, dass jeder zu Wort kommt, aber die Versammlung nicht ausufert.

Schritt 3: Beschlüsse und Mehrheiten

Abgestimmt wird je Antrag mit Ja, Nein oder Enthaltung. Welche Mehrheit nötig ist, hängt vom Thema ab – das ist der Punkt, an dem viele unsicher werden:

• Einfache Mehrheit grundsätzlich entscheidet nach § 25 Abs. 1 WEG die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (mehr Ja- als Nein-Stimmen, Enthaltungen werden bei der Mehrheitsberechnung nicht als Nein-Stimmen mitgezählt). Das gilt somit auch für die laufenden Angelegenheiten, etwa die Beschlussfassung über Jahresabrechnung oder Wirtschaftsplan.
• Für einzelne gesetzlich besonders geregelte Fälle gelten jedoch zusätzliche Anforderungen oder besondere Mehrheitsschwellen; außerdem kann die Gemeinschaftsordnung abweichende wirksame Mehrheitsregelungen enthalten.

Gesetzlich gilt grundsätzlich das Kopfprinzip. Das heißt jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme (§ 25 Abs. 2 WEG). Das bedeutet: Nach dem gesetzlichen Kopfprinzip hat ein Wohnungseigentümer grundsätzlich eine Stimme – unabhängig davon, wie viele Wohnungen ihm gehören oder wie groß diese sind. Eine abweichende Stimmrechtsregelung kann insbesondere in der Gemeinschaftsordnung enthalten sein, etwa das Objektprinzip (pro Einheit eine Stimme) oder aber eine Gewichtung nach Miteigentumsanteilen. Prüfen Sie deshalb vor der Versammlung die für Ihre Gemeinschaft geltende Regelung.

Der Versammlungsleiter stellt anschließend das Beschlussergebnis fest und verkündet, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde. Halten Sie das Ergebnis je Antrag eindeutig fest: angenommen oder abgelehnt, mit den Stimmzahlen.

Schritt 4: Protokoll (Niederschrift)

Über die in der Versammlung gefassen Beschlüsse ist unverzüglich* eine Niederschrift anzufertigen. Sie dokumentiert die gefassten Beschlüsse und ist gleichzeitig Ihr wichtigster Nachweis, falls später Fragen aufkommen. Das Protokoll enthält in der Regel:

• Ort, Datum, Beginn und Ende
• die Feststellung der Beschlussfähigkeit
• je Tagesordnungspunkt den Wortlaut des Beschlusses und das Abstimmungsergebnis (Ja/Nein/Enthaltung)
• Unterschriften – die Niederschrift ist grundsätzlich vom Versammlungsvorsitzenden und einem Wohnungseigentümer zu unterschreiben. Besteht ein Verwaltungsbeirat, unterschreibt zusätzlich dessen Vorsitzender oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). Abweichende Vereinbarungen können zu beachten sein.

In der Praxis sollte die Niederschrift den Eigentümern zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur automatischen Übersendung enthält § 24 Abs. 6 WEG allerdings nicht; eine solche kann sich insbesondere aus der Gemeinschaftsordnung ergeben. Wichtig: Die einmonatige Frist für die Anfechtungsklage läuft bereits ab der Beschlussfassung und nicht erst ab Zugang des Protokolls.

Zusätzlich ist eine fortlaufende Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG zu führen. Sie enthält insbesondere die in Eigentümerversammlungen verkündeten Beschlüsse, außerhalb einer Versammlung gefasste Beschlüsse sowie die Urteilsformeln bestimmter gerichtlicher Entscheidungen. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert; Anfechtungen und Aufhebungen sind entsprechend zu vermerken. Die Beschluss-Sammlung wird grundsätzlich vom Verwalter geführt. Fehlt ein Verwalter, ist grundsätzlich der Vorsitzende der Eigentümerversammlung dafür zuständig, sofern die Eigentümer niemand anderen bestimmen (§ 24 Abs. 8 WEG)

Checkliste: Eigentümerversammlung organisieren

• [ ] Termin und Ort früh genug festlegen
• [ ] Tagesordnung mit konkreten Beschlussanträgen erstellen
• [ ] Nötige Unterlagen (Angebote, Abrechnung, Wirtschaftsplan) vorbereiten und rechtzeitig zur Verfügung stellen
• [ ] Einladung in Textform versenden – Frist (in der Regel 3 Wochen) einhalten
• [ ] Anwesenheit und Vollmachten zu Beginn prüfen
• [ ] TOPs der Reihe nach behandeln und abstimmen (Ja/Nein/Enthaltung)
• [ ] Mehrheiten je Antrag richtig auswerten und festhalten
• [ ] Niederschrift unverzüglich aufnehmen, unterschreiben und den Eigentümern zeitnah zur Verfügung stellen
• [ ] Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung übernehmen

Hinweis

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen zum WEG-Recht und ersetzt keine Rechtsberatung. Einzelheiten zu Fristen, Mehrheiten und Stimmrechten hängen vom Gesetz und Ihrer individuellen Gemeinschaftsordnung ab – im Zweifel lassen Sie strittige Punkte vorab fachkundig prüfen.

Wenn Sie Ihre Versammlung Schritt für Schritt vorbereiten möchten – von der fristgewahrten Einladung über die Tagesordnung bis zu Auszählung und Protokoll –, kann eine Software zur Selbstverwaltung wie Dovenio Sie durch genau diesen Ablauf führen und die Beschlüsse automatisch sammeln. Was das konkret bedeutet, steht auf der Seite Versammlung & Beschlüsse.