Dokumente ablegen und zuordnen

Der Mietvertrag liegt im Ordner, die Handwerkerrechnung im Mail-Postfach, das Übergabeprotokoll als Foto auf dem Handy. Sobald ein Mieter fragt oder das Finanzamt, wird das Suchen mühsam. Die Dokumentenablage in Dovenio sammelt alles an einem Ort.

Hochladen und zuordnen

Öffnen Sie unter Unterlagen & Termine die Dokumente und wählen Sie Dokument hochladen. PDFs und Bilder gehen; iPhone-Fotos im HEIC-Format wandelt Dovenio automatisch um. Geben Sie dem Dokument einen sprechenden Titel, zum Beispiel „Mietvertrag Müller", und ordnen Sie es zu: einer Wohnung, einem Mietvertrag, einem Gebäude, einem Schaden oder einem Dienstleister. So finden Sie es später genau dort wieder, wo Sie es brauchen.

Wiederfinden

Die Ablage ist durchsuchbar, auch über die Suche oben. Zusätzlich filtern Sie nach Dokumenttyp (zum Beispiel Vertrag, Abrechnung oder Versicherung) und nach der Zuordnung, etwa alle Unterlagen einer Wohnung.

Was Ihre Mieter sehen

Zunächst nichts: Mieter sehen nur, was Sie ihnen gezielt im Mieter-Portal bereitstellen, zum Beispiel die Betriebskostenabrechnung.

Automatisch abgelegt

Schreiben, die Dovenio für Sie erzeugt, landen ohne Zutun an der passenden Stelle, zum Beispiel Mahnschreiben oder die Betriebskostenabrechnung als PDF.

Tipp für den Start: Laden Sie zuerst die Dauerbrenner hoch: die Mietverträge, Versicherungsnachweise und die letzten Abrechnungen. Das sind die Unterlagen, nach denen am häufigsten gefragt wird.