Dokumente ablegen und mit der Gemeinschaft teilen

Das Gedächtnis einer Gemeinschaft steckt in ihren Dokumenten. Liegen die in privaten Aktenordnern, wird jede Übergabe und jede Rückfrage mühsam. Die Dokumentenablage in Dovenio macht sie zum gemeinsamen Bestand.

Hochladen und ordnen

Laden Sie im Bereich Gemeinschaft unter Dokumente PDFs und Bilder hoch – Protokolle, Jahresabrechnungen, die Teilungserklärung, Versicherungsunterlagen, Wartungsverträge. iPhone-Fotos im HEIC-Format wandelt Dovenio automatisch um. Aussagekräftige Dateinamen und eine konsequente Ablage zahlen sich aus: Die Ablage ist durchsuchbar, auch über die globale Suche.

Für die Eigentümer sichtbar

Abgelegte Dokumente stehen den eingeladenen Eigentümern in ihrem Zugang zur Verfügung. Das erspart Rundmails mit Anhängen – und die Frage „kannst du mir nochmal das Protokoll von 2024 schicken" beantwortet sich von selbst.

Automatisch gut bestückt

Manches landet ohne Zutun in der Ablage: von Dovenio erzeugte Schreiben wie Mahnschreiben werden dort mit abgelegt. Einzelabrechnungen bleiben dagegen bewusst privat – jeder Eigentümer sieht nur seine eigene Abrechnung in seinem Bereich, nicht die der Nachbarn.

Tipp für den Start: Digitalisieren Sie zuerst die Dauerbrenner – Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, laufende Verträge, die letzten Protokolle. Das sind die Dokumente, nach denen am häufigsten gefragt wird.